A középvezető is ember. Dilemmák és feloldásuk.
2024-05-17
Minden, amit vezetőként a motiválásról tudnod kell
2024-06-10
Ahhoz, hogy egy értekezlet elérje a célját, sok mindennek kell stimmelnie. Felkészülés, feltételek biztosítása, szabályok lefektetése, levezetés, összegzés, és így tovább). Cikkünkben most gyakorlati tanácsokkal és tippekkel segítünk, hogy a következő értekezlet (meeting, egyeztetés, státuszoló megbeszélés) valóban hatékony legyen és így elérje a célját. Vegyük sorra, hogy mi kell ehhez!
Technikai szervezés
Egy tökéletes értekezlet alapja, hogy annak adottak legyenek a technikai alapjai. Helyszín (iroda, tárgyaló, külső helyszín) elérhetősége, eszközök (notebook, kivetítő, vászon) és technológia (internet kapcsolat, szoftver, rendszer) biztosítása. Amennyiben ezek nem állnak rendelkezésre, nincsenek megfelelően biztosítva, akkor egyszerűbb esetben csak csúszással, komolyabb hiányosság esetén az értekezlet elmaradásával kell számolni. Ez jelentős időveszteséghez vezet.
Tipp: a technikai feltételek biztosítását a lehető legkorábbi időpontban abszolváljuk! Ne a kezdéskor keresgessünk például egy másik hosszabbítót, mert a régi éppen felmondta a szolgálatot! Hagyjunk időt az eszközök ellenőrzésére, tesztelésére. Amennyiben túl sok időt venne el a technikai hiba kijavítása, akkor halasszuk el az értekezletet!
Téma
Az általános és rendszeres megbeszélések sokszor hasznosak, de legtöbbször unalomba fulladnak, hiszen nem egy vagy több konkrét téma kerül átbeszélésre, egyeztetésre, hanem “csak úgy általánosságban” beszélgetnek, egyeztetnek a résztvevők. Ilyen esetekben gyakran előfordul, hogy mindenki csak a megbeszélésen szerzett emlékei alapján folytatja a munkáját és hoz döntéseket. A témák mindig legyenek konkrétak! Sőt! Minden esetben időben közöljük a résztvevőkkel, hogy egy téma egyeztetéséhez milyen előzetes információkat és milyen módon kérünk (pl. kimutatás Excel táblában, korábban meghatározott tervszámok a gyártási rendszerben).
Tipp: sose veszítsük el a fókuszt! Koncentráljunk az adott témára! Amennyiben további egyeztetnivalók merülnek fel, arra delegáljunk időt egy újabb egyeztetés formájában!
Az értekezlet témája
Egy értekezlet témája lehet általános, de jobb, ha konkrét dolgokról szól, például az újévi célkitűzésekről vagy lehet ez egy új vezető bemutatkozása. Ismerd meg azt az 5-1 dolgot, amiért érdemes heti megbeszéléseket tartani.
Célkitűzés
Egy értekezlet sikeressége csak úgy állapítható meg, ha annak konkrét céljai vannak és előzetesen megfogalmazásra kerülnek ezek. A cél lehet – többek között – döntések meghozatala és elfogadása, táblázat közös kitöltése, tervszámok megállapítása, prezentáció véglegesítése, ötletek összeírása vagy éppen feladatok kiosztása. Minél pontosabban kerülnek a célok megfogalmazásra, annál könnyebb eldönteni, hogy sikeresnek tekinthető-e az értekezlet, illetve szükség van-e az esemény finomhangolására. Ebben segítenek az alábbi kérdések:
- Miért vagyunk itt?
- Mi fog történni?
- Mit várunk?
Tipp: tűzzünk ki célokat és ellenőrizzük, hogy azok megvalósultak-e! A célt pedig közöljük az értekezlet kezdetén! Ha nem valósulnak meg a célok, akkor tegyük hatékonyabbá az értekezleteket új módszerek segítségével!
Szabályok
Egy megfelelően megszervezett értekezletnek legyenek szabályai. Mire gondolunk?
- Mettől-meddig tart?
- Ki kell-e kapcsolni a mobilokat? Bevihető-e a megbeszélésre mobiltelefon?
- Mi történik, ha valaki késik?
- Ki hol ül?
Ezek mellett számos egyéb szabály is lefektethető, például a visszajelzés módjára, a megszólalások hosszára vagy az öltözködésre vonatkozólag.
Tipp: készüljünk fel az eshetőségekre, az egyedi körülményekre! Ezekhez igazítsuk a szabályokat! Ha kell vizsgáljuk felül azokat!
Megfelelő kommunikáció
Egy jól megtervezett értekezlet előtt érdemes letisztázni a kommunikációs szabályokat is. Ilyenek lehetnek a viselkedési normák, a felszólalási sorrend és a visszajelzés módjai. Az alábbi kérdések segítenek a kommunikációs szabályok lefektetésében:
- Ki ad kezdő tájékoztatást?
- Ki vezeti le az értekezletet?
- Ki mikor és mennyit beszélhet?
Tipp: legyünk gyorsak, koncentráltak és hatékonyak a kommunikációban! Ne vesztegessük véleményezésre, vitára az időt! Kivéve, ha ez a célja a megbeszélésnek.
Felelősségek, szerepek
Az értekezlet előtt érdemes – szükség esetén – meghatározni a szerepeket és a hozzájuk igazított feladatokat, felelősséget.
Jó, ha az alábbi kérdésekre mindenki tudja előre a válaszokat:
- Ki lesz ott?
- Ki fog jegyzőkönyvet készíteni?
- Ki kontrollálja a megbeszélés menetét?
- Ki figyel az időbeosztásra?
- Távollét, szabadság alatt ki a kompetens helyettes?
Tipp: lehetőleg csak azok legyenek jelen egy-egy értekezleten, akiknek feltétlenül szükséges. Ne raboljuk feleslegesen azok idejét, akik nem kompetensek a témában, vagy az információk nagy része irreleváns számukra. Küldjünk inkább memo-t nekik a rájuk vonatkozó tudnivalókról utólag.
Extra vezetői támogatás
Vezetőként szeretnél többet is tudni a témáról, illetve további segítséget, szakmai kérdéseidre pedig konkrét gyakorlatias válaszokat kapni? Bővítenéd eszköztáradat és szakmai kapcsolataidat? Csatlakozz a TeamGuide Vezetői Akadémiához!
Időgazdálkodás
Az idő pénz, szoktuk mondani. Ez pedig különösen igaz a munkában, hiszen a feleslegesen elégetett munkaórák jelentős költséget jelentenek a vállalkozás számára. Ragaszkodjunk a pontos kezdéshez, az előzetes időbeosztáshoz, ne kalandozzunk el más témákba, ne sztorizgassunk – ezek mind feleslegesen “égetik” az időt. És azt se feledjük, hogy egy 1 órás meetingre mindenki úgy tekint, hogy az valójában 60 percig fog tartani és már előre ehhez igazítja az időbeosztását, például egy következő tárgyalás időpontját.
Tipp: lehetőleg olyanok, akik valódi termelőmunkát végeznek, egyáltalán ne, vagy csak a szükséges idejig vegyenek részt az értekezleten. A think-tankokat ezért fizetik, hogy ötleteljenek és gondolkodjanak a megoldásokon. Emellett ne toleráljuk, inkább szankcionáljuk a késést és lehetőleg ne várjunk senkire! Késés esetén haladjunk tovább, használjuk ki a rendelkezésre álló időt!
Extra tipp: Ismerd meg, hogy miért fontos és hogyan valósítható meg a jó vezetői időbeosztás?
Összegzés
Mindenképpen készüljön az értekezlet végén vagy után az elhangzottakról egy összefoglaló, egy hivatalos jegyzőkönyv, vagy legalább egy memo, amely alapján a későbbiekben visszaellenőrizhetővé válnak az információk.
- Ki volt jelen?
- Mi hangzott el?
- Milyen döntés született?
- Mi az elérendő cél?
- Ki a felelős egy megállapított feladat elvégzéséért?
Ezekre jó, ha választ kapunk az összefoglalóból, jegyzőkönyvből.
Tipp: minden résztvevőnek, érintettnek a lehető legrövidebb időn belül küldjünk egy értekezlet memo-t. Így azonnal elkerülhetővé válnak az esetleges félreértések, amelyek valószínűleg a következő értekezletig nem lesznek korrigálva.
Olvass bele a könyvembe: A motivált munkatárs létezik
Szeretnéd megérteni az embereid működését?
Szeretnéd, ha az embereid valódi szövetségeseid lennének?
Szeretnél sikeres és szerethető vezetővé válni?
CSATLAKOZZ TE IS AZ ORSZÁG EGYETLEN VEZETÉSPSZICHOLÓGIAI AKADÉMIÁJÁHOZ!
