Az elmúlt hetekben több tucat partnerünkkel, cégvezetőkkel, középvezetőkkel beszéltük át, hogy az ő cégükben mit érdemes tenni ebben a járványhelyzetben.

Volt köztük olyanok, akiknek sajnos lenullázódott az árbevétele és fel is kellett függeszteniük a működésüket, de a mai napig, amikor ezt írom (2020. április 8.) többségben vannak azok a cégek, akiknek drasztikusan megváltozott ugyan a munkavégzésük módja, de viszik tovább a dolgaikat a körülményekkel küzdve.

Ebben a cikkben összefoglaltam azokat az irányelveket, teendőket, amelyeket mindenképpen figyelembe kell venned vezetőként.

 

1. Ez a helyzet mindenki számára stresszt okoz

 

A kialakult helyzet, az otthon maradás, a munkakörülmények megváltozása, az otthoni iskola önmagukban is elegendőek lennének (hát még együtt), hogy nagyfokú stresszt okozzanak. Ráadásul erre a stresszre nincs jól bevált megküzdési stratégiánk, hiszen még senki nem élt át ilyet. A legalapvetőbb stresszkezelési stratégia, miszerint megküzdesz vagy elfutsz, nem működik ebben a helyzetben. Nem tudjuk legyőzni, de nem tudunk elfutni sem.

A lényeg az, hogy mindenkinél fokozott stresszkitettség alakul ki. Vezetőként nagyon fontos, hogy ezt lenyugtázzuk a kommunikációinkban, illetve erre tekintettel legyünk. A lenyugtázás azt jelenti, hogy érdemes beiktatni olyan elemeket a munkatársak felé történő kommunikációnkba, mint: „Ez a helyzet mindannyiunk számára nehéz/kihívásokkal teli/komforzónán kívüli, ugyanakkor hiszek abban, hogy együtt megoldjuk a kihívásokat.”

Ezt most ne ilyen motivációs bullshit-nek tekintsd, mert nagyon fontos azt üzenned vezetőként, hogy te is látod, érzékeled, hogy ez nehéz helyzet! Természetesen nem kell túldramatizálni, ugyanakkor semmiképpen se bagatellizáld el!

 

 

2. Figyelj oda az emberekre! Tanúsíts empátiát!

 

Ha valamikor fontos, hogy igazán odafigyelj a kollégáidra, akkor most nagyon az. Töreked rá, hogy a beszélgetések során érdeklődj, hogy milyenek a hétköznapok, hogy oldják az otthoni iskolát stb.!

Ha eddig nem tetted volna, alkalmazz videós alkalmazásokat (Microsoft Teams, Zoom, Skype stb.) az értekezletekhez, megbeszélésekhez, hogy lássátok is egymást!

A közösségi „élmény” fenntartásához lehet szervezni informális eseményeket, kötetlen beszélgetéseket, vacsorákat stb. ugyanígy, online videós felületen keresztül. Nyilván ezek nem ugyanolyanok, mint a személyes találkozások, de mivel arra most nincs lehetőség, ezért jobb, mint a semmi.

 

3. Senki ne maradjon tevékenység nélkül!

 

Nagyon fontos, hogy a kollégák továbbra is kapjanak feladatokat. Ha valakinek „elfogyott” a feladata (a kijárási korlátozások vagy a gazdasági hatások miatt), akkor könnyen elkezdhet azon gondolkodni, hogy vajon meddig lesz szükség a munkájára. Ez érzelmi bizonytalansághoz vezet, ami fokozza a stresszt. Ezen túlmenően az is könnyen előfordulhat, hogy ezt az aggodalmát megosztja a többi kollégával, ami elindíthat egy elbizonytalanodási lavinát.

Ha valakinek fogyóban vannak a feladatai, akkor az alábbi ötletek segíthetnek, hogy milyen tevékenységet végezhet:

  • átvehet másoktól feladatot
  • bepótolhatja az elmaradásait
  • elvégezhet olyan feladatokat, amelyekre korábban nem jutott idő
  • megvalósíthat fejlesztésekhez kapcsolódó feladatokat
  • részt vehet képzéseken

 

Itt említem meg a kötelező szabadságolás kérdését. Egyfelől értem a szükségességét, hogy amikor majd rendeződik a helyzet, ne akkor vegyék ki a szabit a kollégák, másfelől azonban pszichológiai szempontból semmiképpen sem jó, ha két hétig nincs feladata a kollégának úgy, hogy nem nyaral.

 

 

4. Sokkal többet kommunikálj!

 

Úgy értem, tényleg sokkal többet kommunikálj! Beszélgess az embereiddel!

Normál esetben, a fizikai jelenlétünk nagy lökést ad a valahova tartozás iránti igényünknek. A távolságtartást miatt azonban ez is sérül. Éppen ezért is annyira fontos, hogy többet kommunikálj a kollégákkal!

Az értekezleteket lehetőleg videós felületen keresztül tartsátok meg és a megszokottnál gyakrabban. Ha eddig hetente voltak megbeszéléseitek, akkor most legyen kétszer egy héten, ha havonta, akkor most legyen hetente! A lényeg, hogy rövidítsd a kommunikációs ciklusokat!

Ha nem voltak rendszeresen értekezletek korábban, akkor most legyenek! Nagyon fontos, hogy vezetőként azzal is mutass példát, hogy Te kezdeményezed a megbeszéléseket és erre kapacitálod a középvezetőket is.

 

 

5. Adj visszajelzéseket!

 

Vírus ide vagy oda, ne feledkezz meg a visszajelzések fontosságáról! Ahogy korábban írtam, nagyon fontos az, hogy odafigyelj a munkatársaidra. Ezt az odafigyelést leginkább a visszajelzésekkel tudod tárgyiasítani.

Dicsérd meg a munkatársaidat olyan tevékenységekért is, amelyek normál esetben nem számítanak extrának! Örülj, ha valamit jól csináltak és ezt juttasd is kifejezésre! Nagyon nagy szüksége van az embereknek az érzelmi kommunikációra, a dicsérettel pont ezt tudod megteremteni.

Persze nincsenek illúzióim és könnyen előfordulhat, hogy éppen nem dicsérni kellene a kollégát, hanem leszúrni.

A negatív visszajelzések kapcsán nagyon fontos, hogy meg tudd különböztetni, hogy az illető hozzáállása okozott problémát, vagy amúgy lehet rá számítani, csak egész egyszerűen csak hibázott.

Ha a hozzáállással van a baj, akkor a legfontosabb, hogy ne várj a visszajelzéssel! Azonnal mondd el, hogy mi a problémád, de figyelj arra, hogy azt minősítsd, amit csinált és ahogy csinálta, ne a személyét!

Ha véletlenül hibázott, de egyébként jó a hozzáállása, akkor még véletlenül se szúrd le! Sokkal inkább azt a megoldást válaszd, hogy végigmentek a folyamaton, és közösen kielemzitek, hogy mi volt a probléma, majd átbeszélitek, hogy mit kellene változtatni, hogy még egyszer ne történhessen meg a hiba.

 

 

6. Készíts vészhelyzeti forgatókönyvet!

 

A kiszámítható rossz is jobb, mint a bizonytalanság.

Azt javaslom, hogy készíts vészhelyzeti intézkedési tervet, amely tartalmazza, hogy bizonyos események, körülmények hatására, milyen intézkedéseket fogtok bevezetni. Hasonlóan, mint az időjárás kapcsán a riasztási fokozatok.

Ez azt jelenti, hogy összeállítasz egy konkrét cselekvési tervet a mozgást korlátozó intézkedések változására, illetve a gazdasági hatásokra vonatkozóan. Például, ha a havi árbevétel x Ft alá csökken, akkor bizonyos kollégák foglalkoztatását heti 20 órára csökkentitek, vagy mondjuk, ha korlátozó intézkedéseket enyhítik, akkor az kit hogyan érint majd.

A lényeg, hogy minél részletesebb forgatókönyvet dolgozz ki, és ami nagyon fontos, hogy ez legyen átlátható a kollégák számára is!

 

7. Az élet megy tovább!

 

Azt gondolom, hogy vezetőként a legfontosabb azt üzennünk a kollégáknak, hogy az élet megy tovább, csak egy megváltozott módon, esetleg más platformon. Meg kell változtatnunk a szokásainkat, de továbbra is vannak feladataink, amelyeket el kell végeznünk, hiszen nem állhat meg az élet!

 

+1: Az a legfontosabb, hogy Te jól legyél!

 

Foglalkozz magaddal! Figyelj a mentális regenerálódásra! Rendszeresen és következetesen kapcsold ki az agyalást!

Fejleszd magad!

Olvass bele legújabb könyvembe: A motivált munkatárs létezik

Csatlakozz a TeamGuide Vezetői Clubhoz!