A siker kultúrájának megteremtése új megközelítésben
2022-06-15
Munkahelyi kapcsolatok
2022-08-06
A sikeres vezető eszköztárából nem hiányozhat a delegálás. A delegálás egy klasszikus vezetői intézkedés, amelyre minden vezetőnek előbb utóbb szüksége lesz. Egy nagyon fontos és hasznos eszköz ez, amelyet vétek lenne nem kihasználni. De mi is a delegálás jelentése, milyen módszerei vannak, és miért előnyös? Ezekre a kérdésekre tudhatod meg a választ ebből a cikkből!
A delegálás jelentése
A delegálás jelentése lényegében feladat átruházás. A delegálás során a munkahelyi vezető a saját feladatait adja át a beosztottjának. Olyan feladatokat, amelyek elvégzéséért a vezető a felelős. A beosztott helyette végzi el a feladatot, de a vezető a munka elvégzésével járó felelősséget nem hárítja át a beosztottjára. A delegált munka elvégzéséért, a határidők tartásáért, a feladat elvégzésének minőségéért továbbra is a vezetőt terheli a felelősség.
Fontos, hogy a delegálást nem szabad összekeverni a feladatok kiosztásával, mert nem erről van szó. Az alkalmazott továbbra is csak a saját hatáskörébe utalt feladatokért felelős. A vezető feladata a delegált munka elvégzéséhez szükséges eszközök, információk rendelkezésre bocsátása, valamint a kiadott feladat elvégzésének segítése, instrukciók átadása, az elkészültekor pedig ellenőrzése.
A delegálás iránya általában felülről lefelé történik, azaz a vezetők delegálják a feladataikat az alacsonyabb beosztásban lévő munkatársak felé. Előfordulhat azonban olyan is, amikor ez az irány megfordul, és a beosztottak delegálják feladataikat a vezetőknek. Ez olyan esetekben történhet meg, amikor a feladataik elvégzéséhez olyan eszközök vagy intézkedések szükségesek, amely csak vezetői hatáskörrel hajthatók végre teljeskörűen.
A delegálás előnyei
A delegálásnak több előnye is van, az egyik ilyen a vezetők munkaidejének hatékonyabb beosztása. Sok vezető hajlamos minden feladatot magának végezni, mert fél a hibázástól. Ennek következménye lehet az állandó túlórázás, a soha véget nem érő műszakok, melyek hosszú távon több problémát is okozhatnak, ezért mindenképpen meg kell tanulni a feladatokat kiadni. Így több idő marad azoknak a feladatoknak az elvégzésére, amelyeket nem lehet delegálni, és mindenképpen a vezetőnek kell elvégezni.
Fontos azonban, hogy ne a nem kedvelt feladatok lepasszolása legyen a cél, hanem az, hogy valódi segítséget kapjunk a beosztottaktól, amely tehermentesíti a vezetőt és motivációt jelent a beosztottaknak is. A feladat átruházás, a munkatársak bevonása a vezetői feladatok elvégzésébe nagyon jó motivációs eszköz. Javítja a vezető és a beosztottak közötti kapcsolatot, az egymás közötti kommunikációt és erősíti a beosztottakban azt az érzést, hogy fontos szereplői a vállalkozásnak.
Ahhoz, hogy a feladatokat delegálni tudd, fontos ismerni a beosztottakat. Tudni kell, hogy kire milyen és mennyi feladatot szabad áthárítani. Fontos ügyelni arra is, hogy ne a kedvenc, mindent elvégző beosztottunk nyakába zúdítsuk az összes feladatot, hanem egyenletesen osszuk el a munkatársak között. Meg kell találni azt az optimális feladat mennyiséget, amelyet a beosztottak még kényelmesen el tudnak végezni meglévő feladataik mellet, hogy ne legyenek túlterheltek.
Delegálás módszerek
A delegálásnak többféle módszere van aszerint, hogy a delegáló mennyire avatkozik be a delegált feladat elvégzésébe. Azt, hogy melyik módszert érdemes alkalmazni, mindig az adott szituáció határozza meg. Más módszert kell alkalmazni egy tapasztalatlan, kezdő kollégának delegált feladat esetén, és mást egy tapasztalt, biztosan megbízható, a folyamatokat teljesen átlátó munkatárs esetén.
Pontos utasítások a végrehajtáshoz
A pontos utasítások melletti delegálást elsősorban olyan munkavállalók esetén célszerű alkalmazni, akik még nem rendelkeznek kellő gyakorlattal a vállalkozásnál. A feladat kiosztása során lépésről lépésre pontosan meghatározzuk számukra, hogyan hajtsák végre. Nincs szükségük önálló döntésre, kreativitásra, csak el kell végezni pontról pontra az instrukciókat. Ez a módszer nem csak a kezdőknél jöhet szóba, előfordulhat olyan feladatok delegálása esetén is, amelyeknél nincs mód az eltérésre, csak akkor lesz jó a végeredmény, ha minden pontot betartanak.
Döntési lehetőségek, javaslatok felvázolása
A feladat delegálása során ilyenkor arra kérjük a delegáltat, hogy az adott feladatkörön belül vázoljon fel lehetséges megoldásokat. Csinálja meg, ahogy jónak látja, szükség esetén többféle javaslattal, amely alapján meghozhatjuk a döntést. Itt már nagyobb mozgásteret engedünk a feladat végrehajtásában, nagyobb szerepet kap a beosztott kreativitása, probléma megoldó képessége. A végső döntés azonban a mi kezünkben marad, azt nem adjuk át.
Döntés teljes átadása, beszámolás az elvégzett feladatról
Itt már nagyon erős bizalom szükséges ahhoz, hogy ilyen módon kiadjuk a feladatot, bízni kell a beosztott szakmai tudásában és döntési képességében. Tudni kell, hogy a delegált ismeri a vállalkozás céljait, lehetőségeit, és lojális a vállalathoz. A feladat végrehajtásában teljesen szabad kezet adunk ilyenkor a delegáltnak. Lényegében úgy végzi el a feladatot, ahogy szeretné. Nem ellenőrizzük a feladatvégrehajtás során, és a döntést is teljesen átadjuk. A feladat elvégzése után történik az egyeztetés, az elvégzett feladat átbeszélése, de ilyen esetben az elvégzett munkát már nem bírálhatjuk felül.
Feladatvégrehajtás beszámolás nélkül
Amennyiben maximális a bizalom, teljesen biztosak vagyunk abban, hogy a delegáltra bízott feladat szakmailag tökéletesen kerül végrehajtásra, teljes szabad kezet is adhatunk. A feladat átadása után semmilyen egyeztetés, ellenőrzés nem történik, a beosztott teljesen önállóan hoz meg minden döntést, és oldja meg a feladatot. Miután végzett vele, átbeszélésre, egyeztetésre sincs szükség, mert biztosak vagyunk abban, hogy jól döntött.
Delegálás lépései – Hogyan delegálj egy feladatot?
A delegálás első lépése a feladat meghatározása. A feladat meghatározása során át kell gondolni, hogy mi az egészen pontosan, amit delegálni szeretnél, milyen eszközök, információk szükségesek hozzá, és egyáltalán kiadható-e a feladat, vagy mindenképpen vezető szükséges az elvégzéséhez. Ha kiadható, nem igényel vezetői szerepet, meg kell határozni a célját is.
A célja lehet saját magad tehermentesítése, a beosztottak munkaidő kihasználásának optimalizálása, de a kollégák szakmai fejlődésének elősegítése is. Ahogy fentebb már szó volt róla, a delegálás egy kiváló motivációs eszköz is, és segítségével megtalálhatod azokat a személyeket is, akik később vezetői feladatokat is betölthetnek.
Miután meghatároztad a feladatot, és a célját, el kell dönteni kire bízod rá, és mennyire engedsz neki szabad kezet. A delegált kiválasztásánál vedd figyelembe, hogy mennyire alkalmas a feladat elvégzésére. Vedd számításba a leterheltségét is annak, akinek a feladatot átadnád. Ne ess abba a hibába, hogy egyenlőtlenül osztod ki a feladatokat, így elkerülheted a konfliktusok kialakulását is. Válaszd ki azt a delegálás módszerei közül, amelyik a legjobban szolgálja a feladat végrehajtását és leginkább megfelelő a végrehajtó személyiségéhez, képességeihez.
A feladatvégrehajtás során, ha szükséges, támogasd a delegáltat, mindig legyen nyitva előtte az ajtód, ha segítséget szeretne kérni. A feladat elvégzését követően mindenképpen adj visszajelzést. Emeld ki a pozitívumokat, dicsérd a sikereket, a hibákra pedig konstruktív javaslatokat adj.
Ha alaposan átgondolva delegálod a feladatokat, a megfelelő személynek adod ki a hozzá leginkább passzoló feladatot, nem csak a saját munkádat teszed egyszerűbbé. Az új feladatok miatt a beosztottak is érdekesebbnek fogják látni a munkájukat, és sikerélményekhez jutnak, amelyek nagyon fontosak egy munkahelyen.
A delegálás nem mindig könnyű, sokan nem szeretik kiengedni a feladatokat a kezeik közül, pedig a jól kiosztott feladatok mindenkinek a javát szolgálják. Ha érzed, hogy szükséges lenne, de nem tudod, hogyan kellene delegálni a feladatokat, csatlakozz a TeamGuide Vezetőakadémiához, és legyél sikeres vezető!
Olvass bele a könyveimbe!
Csatlakozz a TeamGuide Vezetői Clubhoz!
Olvass bele a könyvembe: A motivált munkatárs létezik
Szeretnéd megérteni az embereid működését?
Szeretnéd, ha az embereid valódi szövetségeseid lennének?
Szeretnél sikeres és szerethető vezetővé válni?
CSATLAKOZZ TE IS AZ ORSZÁG EGYETLEN VEZETÉSPSZICHOLÓGIAI AKADÉMIÁJÁHOZ!
