Pontos utasítások a végrehajtáshoz

A pontos utasítások melletti delegálást elsősorban olyan munkavállalók esetén célszerű alkalmazni, akik még nem rendelkeznek kellő gyakorlattal a vállalkozásnál. A feladat kiosztása során lépésről lépésre pontosan meghatározzuk számukra, hogyan hajtsák végre. Nincs szükségük önálló döntésre, kreativitásra, csak el kell végezni pontról pontra az instrukciókat. Ez a módszer nem csak a kezdőknél jöhet szóba, előfordulhat olyan feladatok delegálása esetén is, amelyeknél nincs mód az eltérésre, csak akkor lesz jó a végeredmény, ha minden pontot betartanak.

Döntési lehetőségek, javaslatok felvázolása

A feladat delegálása során ilyenkor arra kérjük a delegáltat, hogy az adott feladatkörön belül vázoljon fel lehetséges megoldásokat. Csinálja meg, ahogy jónak látja, szükség esetén többféle javaslattal, amely alapján meghozhatjuk a döntést. Itt már nagyobb mozgásteret engedünk a feladat végrehajtásában, nagyobb szerepet kap a beosztott kreativitása, problémamegoldó képessége. A végső döntés azonban a mi kezünkben marad, azt nem adjuk át.

Döntés teljes átadása, beszámolás az elvégzett feladatról

Itt már nagyon erős bizalom szükséges ahhoz, hogy ilyen módon kiadjuk a feladatot, bízni kell a beosztott szakmai tudásában és döntési képességében. Tudni kell, hogy a delegált ismeri a vállalkozás céljait, lehetőségeit, és lojális a vállalathoz. A feladat végrehajtásában teljesen szabad kezet adunk ilyenkor a delegáltnak. Lényegében úgy végzi el a feladatot, ahogy szeretné. Nem ellenőrizzük a feladatvégrehajtás során, és a döntést is teljesen átadjuk. A feladat elvégzése után történik az egyeztetés, az elvégzett feladat átbeszélése, de ilyen esetben az elvégzett munkát már nem bírálhatjuk felül.

Feladatvégrehajtás beszámolás nélkül

Amennyiben maximális a bizalom, teljesen biztosak vagyunk abban, hogy a delegáltra bízott feladat szakmailag tökéletesen kerül végrehajtásra, teljes szabad kezet is adhatunk. A feladat átadása után semmilyen egyeztetés, ellenőrzés nem történik, a beosztott teljesen önállóan hoz meg minden döntést, és oldja meg a feladatot. Miután végzett vele, átbeszélésre, egyeztetésre sincs szükség, mert biztosak vagyunk abban, hogy jól döntött.

Delegálás lépései – Hogyan delegálj egy feladatot?

A delegálás első lépése a feladat meghatározása. A feladat meghatározása során át kell gondolni, hogy mi az egészen pontosan, amit delegálni szeretnél, milyen eszközök, információk szükségesek hozzá, és egyáltalán kiadható-e a feladat, vagy mindenképpen vezető szükséges az elvégzéséhez. Ha kiadható, nem igényel vezetői szerepet, meg kell határozni a célját is.

A célja lehet saját magad tehermentesítése, a beosztottak munkaidő kihasználásának optimalizálása, de a kollégák szakmai fejlődésének elősegítése is. Ahogy fentebb már szó volt róla, a delegálás egy kiváló motivációs eszköz is, és segítségével megtalálhatod azokat a személyeket is, akik később vezetői feladatokat is betölthetnek.

Miután meghatároztad a feladatot, és a célját, el kell dönteni kire bízod rá, és mennyire engedsz neki szabad kezet. A delegált kiválasztásánál vedd figyelembe, hogy mennyire alkalmas a feladat elvégzésére. Vedd számításba a leterheltségét is annak, akinek a feladatot átadnád. Ne ess abba a hibába, hogy egyenlőtlenül osztod ki a feladatokat, így elkerülheted a konfliktusok kialakulását is. Válaszd ki azt a delegálás módszerei közül, amelyik a legjobban szolgálja a feladat végrehajtását és leginkább megfelelő a végrehajtó személyiségéhez, képességeihez.

A feladatvégrehajtás során, ha szükséges, támogasd a delegáltat, mindig legyen nyitva előtte az ajtód, ha segítséget szeretne kérni. A feladat elvégzését követően mindenképpen adj visszajelzést. Emeld ki a pozitívumokat, dicsérd a sikereket, a hibákra pedig konstruktív javaslatokat adj.

Ha alaposan átgondolva delegálod a feladatokat, a megfelelő személynek adod ki a hozzá leginkább passzoló feladatot, nem csak a saját munkádat teszed egyszerűbbé. Az új feladatok miatt a beosztottak is érdekesebbnek fogják látni a munkájukat, és sikerélményekhez jutnak, amelyek nagyon fontosak egy munkahelyen.

A delegálás nem mindig könnyű, sokan nem szeretik kiengedni a feladatokat a kezeik közül, pedig a jól kiosztott feladatok mindenkinek a javát szolgálják. Ha érzed, hogy szükséges lenne, de nem tudod, hogyan kellene delegálni a feladatokat, csatlakozz a TeamGuide Vezetőakadémiához, és legyél sikeres vezető!