Onboarding eszközei

Az onboarding eszközei a beillesztés, és megtartás szakaszában

Az általános beillesztési szakasz minden új belépőt érint. Az egyéni szakasz és annak eszközei a betöltendő munkakörhöz, illetve a személy munkatapasztalatához igazodik.

A beillesztés sikerének 3 alapvető eleme az új munkavállaló tulajdonságai, magatartása és a szervezeti erőfeszítések. A vezetőnek komoly szerepe van a beillesztési folyamatban.

A beillesztési folyamat során a legfontosabb eszközök:

• alapképzés, továbbképzés, specializáció
• mentorálás, és közvetlen felettes segítsége
• munkatársakkal való kapcsolat
• folyamatos iránymutatás
• egyértelmű elvárások
• visszajelzések
• értékelések

A közvetlen felettes feladata a munkafelvétel előkészítése. Tárgyi eszközök biztosítása, és információs beszélgetés folytatása az új munkavállalóval. Fontos, hogy minél hamarabb találkozzanak, megismerjék egymást, személyes kontaktust teremtsenek. Ez teszi lehetővé a vezető számára, hogy a tényleges képességeket, készségeket felmérje. A felettes tájékoztatja az új munkavállalót a feladatokról, alá és fölérendeltségi viszonyokról, a munka menetéről, szokásokról, a veszélyhelyzetekről, kötelező oktatásokról. Megismerteti őt a munkatársakkal. Állandó figyelme és jelenléte, folyamatos iránymutatása, példamutatása, az elvárások egyértelmű megfogalmazása, a számonkérés, visszacsatolások, értékelések, újra tervezések, továbblépések, mind nagyon fontosak a sikeres beillesztés szempontjából az egész próbaidő alatt. A megtartás szakaszában magasabb szintre lépnek a kapcsolatok, és a munkavégzés önállósága, de a munkavállaló motiváltságát fenn kell tudni tartani, és elkötelezett szövetségessé kell tudni tenni, hogy hosszútávon is hozzá tudjon járulni az új kolléga a sikereinkhez.

Az általános beillesztést szolgáló eszközök:

• A munkaidő-szabályozás ismertetése. Munkaidő kezdési, befejezési idő, szünetek (ebéd, cigaretta), nyilvántartás (jelenléti ív, beléptető rendszer…), szabadság kérése (mennyivel kell előre jelezni, mennyivel rendelkezhet, kötelező leállási idő…) betegség bejelentése.
• Munkahely bemutatása. Az alá-fölé-mellé rendelt személyek megismerése, munkavédelmi szabályok ismertetése.
• Ismerkedés a céggel, cégismertetők, cégbejárás, szokások, hagyományok bemutatása.
• A munkakörhöz kapcsolódó jogszabályok megismerése.
• Találkozók, megbeszélések a vállalati, munkahelyi vezetőkkel, akik a cég stratégiájáról, célkitűzéseiről, a szakmai feladatokról, a minőségi munkavégzés fontosságáról adnak tájékoztatást.

Az egyéni beillesztési szakasz eszközei:

• Pontosan mit várnak el az alkalmazott munkájának részeként?Fontos, hogy megismerje mindennapi feladatainak megoszlását, és azt, hogy neki és munkájának milyen ​​ szerep jut a rendszerben. Még a legtapasztaltabb alkalmazott számára is biztosítani kell egy betanítási/képzési időszakot, hogy megértse, hogyan működnek a folyamatok az új szervezetben vagy az új csapatban. Ütemezzünk bevezető találkozót az egyes részlegekkel, nem csak azokkal, amelyek a munkavállalónak partnerei lesznek, hanem a vállalat minden részlege számára, hogy teljes körű betekintést kapjon a vállalkozás különböző részeiről.

• Szakmai beillesztés. A szakmai beillesztést a megérdemelt elismerés és a szükséges bírálat/értékelés segíti elő. A folyamatos visszacsatolások, visszajelzések. Jó, ha kap egy ütemtervet, amihez tud igazodni. Tervezzék meg a munkafolyamatokat, amivel el tud indulni. Hetente, majd havonta, negyedévente pedig adjunk visszacsatolást a kezdeti munkafeladatokkal kapcsolatban, és határozzuk meg az új vezetői elvárásokat teljesítményére vonatkozóan. Ezt a fázist aktív párbeszédekkel kell kitölteni az új alkalmazottak előrehaladásáról, és folyamatos erőfeszítéseiről a szervezet szerves részévé válása érdekében.

Mit tartalmazhat ez a párbeszéd?

• Beszéljük meg az új munkavállaló tapasztalatait, és ellenőrizzük, hogy megfelel-e az elvárásainak.
• Tekintsük át teljesítményét és adjunk visszajelzést.
• Kérdezzük meg, hogy a munkavállalónak vannak-e aggályai vagy kérdései.
• Beszéljünk a karrier-tervezésről, és az előrehaladásról.
• Kérjünk visszajelzést a beillesztésről, és tegyen bármilyen javaslatot.
• Határozzuk meg, hogy szükség van-e további képzésre.
• A közvetlen felettes elfoglaltsága miatt gyakran egy mentort adnak az új dolgozó mellé, akinek a feladata, hogy segítse mindenben az új dolgozót. Ő egy személyben szakmai tanító, segítő kolléga és a felettes segítője kell, hogy legyen.

Feladata az új dolgozót a munkahelyen navigálni a munkával kapcsolatos feladatoktól az adminisztratív kérdésekig, és szó szerint is, akár egy térképet is adhat neki az irodáról. (Már ha olyan nagy, hogy szükséges.)

A mentor és a vezető feladata a munkavállalók közötti kommunikáció megkönnyítése, segíteni a munkatársi kapcsolatok kialakítását. Ez magában foglalja egy olyan környezet megteremtését, amelyben ösztönzik a kollégák barátkozását. A kulcsfontosságú kapcsolatok kiépítése, az erős interperszonális (személyek közötti) kapcsolatok fontosak az új munkatárs beillesztése során. Tegyük lehetővé, hogy találkozhasson a munkatársaival, megismerhesse őket, munkakörüket, és azt, hogy ki miben tud a segítségére lenni.

A vezető feladatai közt szerepel, hogy szervezze meg a munkához szükséges belső (vagy külső) képzéseket. A képzés lehetőséget nyújt az egyén számára, hogy személyes, karrierrel és munkával kapcsolatos előnyöket szerezzen, mint például a munkateljesítmény egyéni növekedése, jobb kapcsolatok és célok, valamint a büszkeség és a munkával való elégedettség.

• Rendszeresen lépjünk kapcsolatba az új kollégával, és válaszoljunk minden felmerülő kérdésére. Mi is kérjünk visszajelzést a beillesztési folyamatról, hogy javíthassunk rajta a jövőbeli új munkavállalók számára.
• Munkamegbeszélések a közvetlen munkahelyi vezetővel, a beillesztési program előrehaladásáról.

A munkavállalótól nem várható el, hogy az összes információt egyszerre elsajátítsa. Szintén nem várható el, hogy azonnal teljes munkaterhet vállaljon. Az első időkben pont eléggé megterhelő lesz számára azoknak az információknak, és papírmunkáknak a mennyisége, amelyeket fel kell dolgoznia a munkakör követelményein túlmenően. Ennek ellenére kell lennie néhány jelentős feladatnak, amelyet elvégezhet, és amely tényleges értéket képvisel a vállalat számára, hogy úgy érezze, hogy hozzájárul a csapat munkájához, sikeréhez.

Nézzük az újonnan érkezőknek mihez is kell alkalmazkodniuk az új munkahelyen:

• Meg kell tanulni, a szükséges munkafeladatok elvégzéséhez szükséges ismereteket, készségeket és képességeket.
• A sikeres munkavégzéshez ki kell építeni a kapcsolatokat a szervezeti tagokkal. Meg kell találja a megfelelő személyt vagy személyeket, akiktől tanulhat a szervezetről, a munkacsoportról és a munkáról. Ennek fontos szerepe van a munkahelyi szocializációban.
• Információt kell szereznie a formális és informális viszonyokról, és hatalmi struktúrákról a szervezeten belül. Ez a hatékony tanulás, és alkalmazkodás kulcsa az új szervezethez.
• Meg kell tanulnia az új munkahelyre jellemző nyelvezetet: szakmai nyelv, műszaki nyelv, rövidítések, szleng, zsargon. Az újonnan érkezőknek bizonyos alapismeretekre van szükségük a társaság-specifikus nyelvről, hogy megértsék a másoktól érkező információkat, és hatékonyan tudjanak kommunikálni más szervezeti tagokkal, vagy ügyfelekkel. A mentoroknak el kell magyarázniuk a társasági zsargont. Minden társaságnak megvan a saját nyelve.
• Alkalmazkodni kell a cég politikájához és az értékekhez. érteni kell a szabályok megértésére vonatkozó alapelveket, amelyek fenntartják a szervezet integritását. A kollektív identitás az elkötelezettség magja.
• Egy szervezet hagyományai, szokásai, mítoszai és szertartásai átadódnak. A cég történetének, hagyományainak ismerete, valamint az egyes szervezeti tagok személyesen segíthetik az újonnan érkezőt, hogy megtanulja, milyen típusú viselkedés megfelelő vagy nem megfelelő az adott helyzetben, adott körülmények közt.

A megtervezett és pontosan kivitelezett beillesztési folyamat hatékony eszköznek bizonyult a munkavállalói elégedettség, és megtartás javításában. A cégek felvehetnek fejvadászokat, HR szakértőket, vagy befektethetnek szoftverekbe, hogy megtalálják, és megtartsák munkavállalóikat, nagyságtól és erőforrástól függően, de ha te kicsi céget vezetsz van egy jó hírem. A beillesztési folyamat csupán a józan ész megközelítésén alapul. Ez egy olyan dolog, amelyet egy társaság megvalósíthat minimális pénzbefektetéssel és maximálisan megfontolt beruházással önmaga is. A jól összeválogatott, és a céged számára leghatékonyabb eszközök csatarendbe állításával ezek az irányelvek a saját munkahelyi beillesztési, fejlesztési folyamatod megteremtésének kezdőpontját jelenthetik, csak azt a saját szervezeted igényeihez kell igazítani. Az onboarding folyamatok, – kiválasztás és a beillesztés – kidolgozásában mi is tudunk segíteni. Keress meg minket, kérj konzultációt!

További tudnivalókat, olvasnivalókat az onboarding-ról itt találsz! –>>

(Cikket írta: Halustyik Melinda)