Az onboarding eszközei: Az első benyomások sokat számítanak, amikor ismeretlen emberekkel találkozunk. Akkor is nagyon számítanak, amikor az alkalmazottak először lépnek kapcsolatba a szervezettel, mint annak lehetséges tagjai. Az onboarding/beillesztés sikeréhez hozzájárul, hogy annak milyen eszközeit tudjuk megfelelően alkalmazni a folyamat során.

 

Az onboarding eszközei a kiválasztás szakaszában

A kiválasztás során információcsere folyik a pályázók és a munkáltatók között.

A toborzási események lehetővé teszik a pályázók számára a kezdeti információk összegyűjtését a szervezet elvárásairól, és a vállalati kultúráról. Azáltal, hogy a cég reálisan áttekintést nyújt arról, hogy milyen az élet a szervezeten belül, kizárhatja azokat a potenciális munkavállalókat, akik nyilvánvalóan nem működnének jól a szervezetben. Az érdeklődők pedig meg tudják határozni, hogy melyik munka és cég a legmegfelelőbb egyéni értékek, célok, és elvárások szempontjából. A kutatások kimutatták, hogy az új alkalmazottak, akik sok információt kapnak a munkáról a beillesztés előtt, hajlamosabbak jobban alkalmazkodni.

A jelentkezők fejében van egy elképzelés a munkakörrel kapcsolatos feladatokat és szerepeket illetően, de az gyakran más, mint a valós feladatok a munka során. Ezért fontos, hogy az álláshirdetés, és a szóróanyagok, tájékoztatók már az elején világosan írják le milyen tevékenységet kell majd elvégezni, milyen munkakövetelmények, és milyen munkakörülmények várhatók.

A vállaltoknak meg kell találnia azokat a kiválasztási módszereket, amelyek segítenek meghatározni, hogy a jelölt alkalmas lesz-e a feladatra szakmailag, és személyiségét tekintve is. Jótanács minden cégnek, hogy ne csak egy eszközre támaszkodjon a döntése meghozatalában. A hangsúlyt pedig helyezze a szakmai kompetenciák, a hozzáállás, és a viselkedés szűrésére.

 

A kiválasztásnál használható onboarding eszközök:

  • Előszűrésre alkalmas tartalom az álláshirdetésben. Például, ha a munkakör megköveteli, hogy a pályázó tudjon angolul, a hirdetés szövege lehet angol. Bevetheted a gamification eszközét is például, ha egy matekzsenit keresel, megadhatsz egy matematikai feladványt, aminek helyes megfejtésével lesz elérhető a pályázók számára a munkakör leírása, az ajánlat.
  • Sok-sok információ a cég működéséről, struktúráról, irányelvekről, vállalati kultúráról, munkakörről, munkakövetelményekről, juttatási rendszerről, esetleg egy nyílt nap megszervezése…
  • Interjú, bemutatkozó beszélgetés, felvételi elbeszélgetés.
  • Viselkedéselemzés
  • Tesztek: személyiség teszt, motivációs teszt, intelligencia teszt, speciális képességeket vizsgáló tesz, teljesítményt, képességeket felmérő tesztek.
  • Alkalmassági vizsgálatok: pl. egészségügyi, pályaalkalmassági
  • Próbamunka, próbanap
  • Referencia ellenőrzés: Meddig dolgozott a jelölt a szervezeténél? Melyek voltak a jelölt szerepei és felelősségei? Mi volt a legnagyobb előnye? A legnagyobb gyengesége? Miért hagyta el a jelölt a céget? Jó alkalom, hogy tájékozódhassunk a pályázó hozzáállásáról, viselkedéséről, együttműködési képességéről, motiválhatóságáról.

A mai munkaerőpiaci helyzetben talán a legnehezebb feladat megtalálni a megfelelő embereket. A munkatársak nem a képességeik, hanem a hozzáállásuk miatt válnak kulcsemberekké. Jobb egy átlagos képességű és jó hozzáállású munkatárs, mint egy kiváló képességű, de rossz hozzáállású! A kiválasztás (onboarding) során és a próbaidő alatt a hozzáállásra fókuszálj!

Ebben nyújt egyedülálló támogatást a TeamGuide® Viselkedésanalízis beillesztési modulja.

viselkedés analízis beillesztési modul

 

TeamGuide Viselkedésanalízis beillesztési modul alkalmazásának előnyei az onboarding kiválasztási szakaszában:

  • Objektív képet kaphatsz az új (vagy leendő) munkatársadról.
  • Megtudhatod, mire számíthatsz az illető viselkedésével kapcsolatban.
  • Megtudhatod, hogy a céljai, hozzáállása, motivációja alkalmassá teszik-e az adott pozícióra.
  • Elkerülheted az új munkatárs és a meglévő kollégák közötti együttműködés lehetséges csapdáit.
  • Cselekvési tervet kaphatsz az illető beillesztésére, próbaidejére vonatkozólag annak érdekében, hogy mit kell tenni ahhoz, hogy sikeresen töltse be a pozíciót.
  • Konkrét támogatást kaphatsz, hogy miként kommunikálj az új kollégával.

A kiválasztás során belesétálhatsz 5 olyan csapdába, ami a viselkedéselemzéssel elkerülhető.

Első ilyen csapda az, hogy meglehet a jelölt nem az, aminek látszik. Hogyan lehetséges ez? A válasz az énképidealizálás. A jelöltünk megnyerő kommunikációval rendelkezik, HR fejvadász mérőpontokon sikeresen átmegy, majd nem válik be a munkahelyen. Miért? Mi köze ehhez az énképidealizálásnak?

Nézd meg, milyen csapdákat rejthet egy-egy jelölt viselkedése a kiválasztás (onboarding) során!

Kérd az összesen 45 perces INGYENES videóinkat!

Az onboarding eszközei a beillesztés, és megtartás szakaszában

Az általános beillesztési szakasz minden új belépőt érint. Az egyéni szakasz és annak eszközei a betöltendő munkakörhöz, illetve a személy munkatapasztalatához igazodik.

A beillesztés sikerének 3 alapvető eleme az új munkavállaló tulajdonságai, magatartása és a szervezeti erőfeszítések. A vezetőnek komoly szerepe van a beillesztési folyamatban.

A beillesztési folyamat során a legfontosabb eszközök:

  • alapképzés, továbbképzés, specializáció
  • mentorálás, és közvetlen felettes segítsége
  • munkatársakkal való kapcsolat
  • folyamatos iránymutatás
  • egyértelmű elvárások
  • visszajelzések
  • értékelések

A közvetlen felettes feladata a munkafelvétel előkészítése. Tárgyi eszközök biztosítása, és információs beszélgetés folytatása az új munkavállalóval. Fontos, hogy minél hamarabb találkozzanak, megismerjék egymást, személyes kontaktust teremtsenek. Ez teszi lehetővé a vezető számára, hogy a tényleges képességeket, készségeket felmérje. A felettes tájékoztatja az új munkavállalót a feladatokról, alá és fölérendeltségi viszonyokról, a munka menetéről, szokásokról, a veszélyhelyzetekről, kötelező oktatásokról. Megismerteti őt a munkatársakkal. Állandó figyelme és jelenléte, folyamatos iránymutatása, példamutatása, az elvárások egyértelmű megfogalmazása, a számonkérés, visszacsatolások, értékelések, újra tervezések, továbblépések, mind nagyon fontosak a sikeres beillesztés szempontjából az egész próbaidő alatt. A megtartás szakaszában magasabb szintre lépnek a kapcsolatok, és a munkavégzés önállósága, de a munkavállaló motiváltságát fenn kell tudni tartani, és elkötelezett szövetségessé kell tudni tenni, hogy hosszútávon is hozzá tudjon járulni az új kolléga a sikereinkhez.

 

Az általános beillesztést szolgáló eszközök:

  • A munkaidő-szabályozás ismertetése. Munkaidő kezdési, befejezési idő, szünetek (ebéd, cigaretta), nyilvántartás (jelenléti ív, beléptető rendszer…), szabadság kérése (mennyivel kell előre jelezni, mennyivel rendelkezhet, kötelező leállási idő…) betegség bejelentése.
  • Munkahely bemutatása. Az alá-fölé-mellé rendelt személyek megismerése, munkavédelmi szabályok ismertetése.
  • Ismerkedés a céggel, cégismertetők, cégbejárás, szokások, hagyományok bemutatása.
  • A munkakörhöz kapcsolódó jogszabályok megismerése.
  • Találkozók, megbeszélések a vállalati, munkahelyi vezetőkkel, akik a cég stratégiájáról, célkitűzéseiről, a szakmai feladatokról, a minőségi munkavégzés fontosságáról adnak tájékoztatást.

 

Az egyéni beillesztési szakasz eszközei:

  • Pontosan mit várnak el az alkalmazott munkájának részeként?Fontos, hogy megismerje mindennapi feladatainak megoszlását, és azt, hogy neki és munkájának milyen ​​ szerep jut a rendszerben. Még a legtapasztaltabb alkalmazott számára is biztosítani kell egy betanítási/képzési időszakot, hogy megértse, hogyan működnek a folyamatok az új szervezetben vagy az új csapatban. Ütemezzünk bevezető találkozót az egyes részlegekkel, nem csak azokkal, amelyek a munkavállalónak partnerei lesznek, hanem a vállalat minden részlege számára, hogy teljes körű betekintést kapjon a vállalkozás különböző részeiről.

 

  • Szakmai beillesztés. A szakmai beillesztést a megérdemelt elismerés és a szükséges bírálat/értékelés segíti elő. A folyamatos visszacsatolások, visszajelzések. Jó, ha kap egy ütemtervet, amihez tud igazodni. Tervezzék meg a munkafolyamatokat, amivel el tud indulni. Hetente, majd havonta, negyedévente pedig adjunk visszacsatolást a kezdeti munkafeladatokkal kapcsolatban, és határozzuk meg az új vezetői elvárásokat teljesítményére vonatkozóan. Ezt a fázist aktív párbeszédekkel kell kitölteni az új alkalmazottak előrehaladásáról, és folyamatos erőfeszítéseiről a szervezet szerves részévé válása érdekében.

 

Mit tartalmazhat ez a párbeszéd?

  • Beszéljük meg az új munkavállaló tapasztalatait, és ellenőrizzük, hogy megfelel-e az elvárásainak.
  • Tekintsük át teljesítményét és adjunk visszajelzést.
  • Kérdezzük meg, hogy a munkavállalónak vannak-e aggályai vagy kérdései.
  • Beszéljünk a karrier-tervezésről, és az előrehaladásról.
  • Kérjünk visszajelzést a beillesztésről, és tegyen bármilyen javaslatot.
  • Határozzuk meg, hogy szükség van-e további képzésre.
  • A közvetlen felettes elfoglaltsága miatt gyakran egy mentort adnak az új dolgozó mellé, akinek a feladata, hogy segítse mindenben az új dolgozót. Ő egy személyben szakmai tanító, segítő kolléga és a felettes segítője kell, hogy legyen.

Feladata az új dolgozót a munkahelyen navigálni a munkával kapcsolatos feladatoktól az adminisztratív kérdésekig, és szó szerint is, akár egy térképet is adhat neki az irodáról. (Már ha olyan nagy, hogy szükséges.)

A mentor és a vezető feladata a munkavállalók közötti kommunikáció megkönnyítése, segíteni a munkatársi kapcsolatok kialakítását. Ez magában foglalja egy olyan környezet megteremtését, amelyben ösztönzik a kollégák barátkozását. A kulcsfontosságú kapcsolatok kiépítése, az erős interperszonális (személyek közötti) kapcsolatok fontosak az új munkatárs beillesztése során. Tegyük lehetővé, hogy találkozhasson a munkatársaival, megismerhesse őket, munkakörüket, és azt, hogy ki miben tud a segítségére lenni.

A vezető feladatai közt szerepel, hogy szervezze meg a munkához szükséges belső (vagy külső) képzéseket. A képzés lehetőséget nyújt az egyén számára, hogy személyes, karrierrel és munkával kapcsolatos előnyöket szerezzen, mint például a munkateljesítmény egyéni növekedése, jobb kapcsolatok és célok, valamint a büszkeség és a munkával való elégedettség.

  • Rendszeresen lépjünk kapcsolatba az új kollégával, és válaszoljunk minden felmerülő kérdésére. Mi is kérjünk visszajelzést a beillesztési folyamatról, hogy javíthassunk rajta a jövőbeli új munkavállalók számára.
  • Munkamegbeszélések a közvetlen munkahelyi vezetővel, a beillesztési program előrehaladásáról.

A munkavállalótól nem várható el, hogy az összes információt egyszerre elsajátítsa. Szintén nem várható el, hogy azonnal teljes munkaterhet vállaljon. Az első időkben pont eléggé megterhelő lesz számára azoknak az információknak, és papírmunkáknak a mennyisége, amelyeket fel kell dolgoznia a munkakör követelményein túlmenően. Ennek ellenére kell lennie néhány jelentős feladatnak, amelyet elvégezhet, és amely tényleges értéket képvisel a vállalat számára, hogy úgy érezze, hogy hozzájárul a csapat munkájához, sikeréhez.

Nézzük az újonnan érkezőknek mihez is kell alkalmazkodniuk az új munkahelyen:

  • Meg kell tanulni, a szükséges munkafeladatok elvégzéséhez szükséges ismereteket, készségeket és képességeket.
  • A sikeres munkavégzéshez ki kell építeni a kapcsolatokat a szervezeti tagokkal. Meg kell találja a megfelelő személyt vagy személyeket, akiktől tanulhat a szervezetről, a munkacsoportról és a munkáról. Ennek fontos szerepe van a munkahelyi szocializációban.
  • Információt kell szereznie a formális és informális viszonyokról, és hatalmi struktúrákról a szervezeten belül. Ez a hatékony tanulás, és alkalmazkodás kulcsa az új szervezethez.
  • Meg kell tanulnia az új munkahelyre jellemző nyelvezetet: szakmai nyelv, műszaki nyelv, rövidítések, szleng, zsargon. Az újonnan érkezőknek bizonyos alapismeretekre van szükségük a társaság-specifikus nyelvről, hogy megértsék a másoktól érkező információkat, és hatékonyan tudjanak kommunikálni más szervezeti tagokkal, vagy ügyfelekkel. A mentoroknak el kell magyarázniuk a társasági zsargont. Minden társaságnak megvan a saját nyelve.
  • Alkalmazkodni kell a cég politikájához és az értékekhez. érteni kell a szabályok megértésére vonatkozó alapelveket, amelyek fenntartják a szervezet integritását. A kollektív identitás az elkötelezettség magja.
  • Egy szervezet hagyományai, szokásai, mítoszai és szertartásai átadódnak. A cég történetének, hagyományainak ismerete, valamint az egyes szervezeti tagok személyesen segíthetik az újonnan érkezőt, hogy megtanulja, milyen típusú viselkedés megfelelő vagy nem megfelelő az adott helyzetben, adott körülmények közt.

A megtervezett és pontosan kivitelezett beillesztési folyamat hatékony eszköznek bizonyult a munkavállalói elégedettség, és megtartás javításában. A cégek felvehetnek fejvadászokat, HR szakértőket, vagy befektethetnek szoftverekbe, hogy megtalálják, és megtartsák munkavállalóikat, nagyságtól és erőforrástól függően, de ha te kicsi céget vezetsz van egy jó hírem. A beillesztési folyamat csupán a józan ész megközelítésén alapul. Ez egy olyan dolog, amelyet egy társaság megvalósíthat minimális pénzbefektetéssel és maximálisan megfontolt beruházással önmaga is. A jól összeválogatott, és a céged számára leghatékonyabb eszközök csatarendbe állításával ezek az irányelvek a saját munkahelyi beillesztési, fejlesztési folyamatod megteremtésének kezdőpontját jelenthetik, csak azt a saját szervezeted igényeihez kell igazítani. Az onboarding folyamatok, – kiválasztás és a beillesztés – kidolgozásában mi is tudunk segíteni. Keress meg minket, kérj konzultációt!

További tudnivalókat, olvasnivalókat az onboarding-ról itt találsz! –>>

(Cikket írta: Halustyik Melinda)

Olvass bele legújabb könyvembe: A motivált munkatárs létezik

Csatlakozz a TeamGuide Vezetői Clubhoz!

A TeamGuide Vezetői Club közösséget teremt olyan vezetők számára, akik emberközpontú módon gondolkodnak a csapatukról, és akiknek fontos, hogy a beosztottaikkal bizalmi együttműködést alakítsanak ki. A csoporttal az a célunk, hogy felületet teremtsünk a tapasztalatok megosztására, vezetéspszichológiai tudást adjunk át a tagok fejlődéséhez, és persze kapcsolatteremtési lehetőséget biztosítsunk.