A RENDszer visszaüt

Sok cégvezető álma, hogy REND legyen a cégben, minden úgy működjön, mint egy svájci óra, az emberek mindig pontosan tudják, hogy mit hogyan kell elvégezniük és azokat pontosan úgy végezzék is el, ahogyan kell. Ez a gondolat elméletben nem rossz, ugyanakkor nem mindegy, hogy hogyan lehet ezt az állapotot elérni. El lehet-e érni egyáltalán?

A szabályzat a megoldás?

Jónéhány szervezetfejlesztési módszer azt tanácsolja, hogy alakítsunk ki szabályokat, hozzunk létre szabályzatokat, amelyek irányt mutatnak atekintetben, hogy mit hogyan kell elvégezni. Ezzel nem is lenne baj egészen addig, amíg nem a szabályalkotás lesz a válasz az esetlegesen felmerülő problémákra.

Amikor egy vezető teljesen azonosul a szabályalkotások elvével, akkor jellemzően minden „nem megfelelőségre” egy újabb szabály lesz a válasza annak érdekében, hogy legközelebb már ne történjen meg ugyanaz a probléma. Aztán, amikor egy másik probléma adódik, akkor annak elkerülésére egy újabb szabályt hoz, és így tovább. Így tökéletesedik a RENDszer. Első olvasatra logikus, de nézzük meg mi is történik ilyenkor valójában.

Minden egyes újabb szabály, amelyet bevezetünk, valójában csökkenti a kollégák mozgásterét, beszűkíti a döntési szabadságukat.

Ne felejtsük, hogy a szabályok általában korlátozóak, ami azt jelenti, hogy valamit nem szabad megtenni, vagy csak egy adott módon szabad megtenni. Magyarul nem csak azt szabályozzuk ilyenkor, hogy mit kell tenni, hanem azt is, hogy hogyan, vagy éppen hogyan nem.

Mi a lényeg?

A lényeg azonban a mozgástérben van.  A szabályokat úgy képzeljük, mintha egy nagy karámunk lenne, ahol a birkáink (nem a kollégákra utalunk 😊) viszonylag szabadon mozoghatnak.  Igen ám, de az egyik birka véletlenül kiszökik. Kiderült, hogy van egy kis domb a kerítés mellett, ahonnan át tudja ugrani a kerítést. Így hát elkerítjük az a dombot, hogy ne tudjon ott kiszökni. Ez jó ötlet, de így elvettünk a karám területéből egy kicsit, azaz csökkentettük a birkák szabadságfokát. Ez pontosan olyan, mint amikor bevezetünk egy szabályt. Az megoldja a problémát, de csökken a szabadságfok.

Mi történik, ha csökken a mozgástér?

Visszatérve a karámhoz, egy másik alkalommal a birkák máshol próbálkoznak. Azt a részt megint elkerítjük, és így tovább. A végén egy csomó helyen elkerítettünk területet, azaz jól lecsökkentettük a birkák mozgásterét a karámban. Emiatt egyre zsúfoltabban lesznek, sőt (szándékunkkal ellentétben ráadásul) egyre nagyobb az esélye, hogy egyik-másik birka átugorja a kerítést, hiszen nincs elég hely.

Valahogy így kell elképzelnünk azt is, ha (túl) sok szabály(zat) van egy cégben. Miután a mindenre megmondtuk, hogy hogyan kell elvégezni, a kollégáknak csak egy választásuk van: végrehajtani azokat. Elmondható tehát, hogy a túlzott szabályozottság növeli a kollégákban a végrehajtói viselkedést.

Ez önmagában még nem is lenne nagy baj (hiszen biorobotokkal is lehet működni), de emellett ugyanakkor csökken a proaktivitásuk és a kreativitásuk is, hiszen úgysincs mozgástér, úgysincs döntési szabadság, akkor minek gondolkozzanak.

Mi lesz ennek az eredménye?

Végeredményben olyan kollégák maradnak meg egy ilyen környezetben, akiknek biztonságot jelent a szabályozottság, szeretik a kiszámíthatóságot és nem szeretik a felelősséget. Ugyanakkor ők viszont nem a kezdeményező kreativitásukról lesznek híresek. Velük ellentétben, akiknek viszont nem tetszik a RENDszer, túl korlátozónak vagy éppen nyomasztónak érzik, ők elmennek a cégtől. Így nagyon hamar egyfajta homogén csapat alakul ki. Ez a csapat viszont nehezen alkalmazkodik a változásokhoz, a tagjai nem tudnak döntéseket hozni, csökken a felelősségvállalásuk. Így már középtávon is jelentős kockázatot rejt magában egy ilyen csapat.

Ezen a ponton szokták vakarni a fejüket a vezetők, hogy akkor most mit rontottak el, hiszen mindent leszabályoztak. Igen, minden RENDben megy, csak éppen ne várjanak ötleteket, meg gondolkodást. Az embereik biorobotokká váltak.

A valódi sikert nem a fentiek szerint REND fogja megadni, hanem a cégben önmagukat megvalósítani tudó kollégák, akikkel a vezetőnek bizalmi kapcsolata van. Ezt kialakítani biztosan „munkásabb”, mint szabályzatokat gyártani, ráadásul tovább is tart. De megéri!

Ha kíváncsi vagy, hogy milyen vezetéspszichológiai eszközökkel lehet a legkönnyebben bizalmi együttműködést kialakítani vezetőként a beosztottakkal, akkor nézz bele a könyvünkbe!