Onboarding (beillesztési) folyamat – hogyan válassz megfelelő munkatársat, és hogyan tartsd meg?

Az onboarding folyamat stratégiailag nagyon fontos eleme a beillesztés a próbaidő alatt, ami nagyon komoly vezetői feladat.

Az első napon a legtöbb új munkavállaló vegyes érzelmekkel telve érkezik. Ideges, boldog, és izgatott egyszerre. Az onboarding folyamat itt kezd igazán kibontakozni.

Itt kezdődik a munkahelyi beillesztés első lépése, mely az orientációs program megismerése. Ennek során a munkahellyel kapcsolatos általános információkat adjuk át az újonnan érkező kollégának. Az időtartama általában rövid, egy napnyi, vagy egy délutánnyi időt vesz igénybe és általában a HR feladatokat ellátó személy vezeti. Ha a vállalkozásnál nincsen külön HR-es, általában a vezetők feladata.

Az új kolléga a beillesztési folyamat során megismeri a munkahely sajátosságait, vállalati kultúrát, a munkakörnyezetet, a kollégákat, a vezetőket, a betöltött szerepeket, a csapatot. Tegyük lehetővé, hogy már első nap találkozhasson a közvetlen főnökével, munkatársaival, megismerhesse őket, munkakörüket, és azt, hogy ki miben tud a segítségére lenni.

Beszéljünk vele a házirendről, a vállalati struktúráról, a csapat szokásairól, a cég céljairól, jövőképéről, küldetéséről. Vázoljuk fel neki az első hét ütemtervét. Figyeljünk rá, hogy ne terheljük túl az első nap. Így is túl sok lesz az információ.

Legyen mellette a vezetője, de legalább egy mentor, aki egész nap kalauzolja, válaszol a kérdéseire. A kulcsfontosságú kapcsolatok kiépítése, az erős interperszonális (személyek közötti) kapcsolatok fontosak az új munkatárs beillesztése során.

Az új munkavállalók információkat keresnek. Igyekeznek kapcsolatokat kiépíteni. Visszajelzéseket keresnek. Ez elősegítheti a beillesztési folyamatot. Az újonnan érkezők az alkalmazkodás sebességét is felgyorsíthatják, ha informálódnak, mert ez segítséget nyújt számukra az elvárások tisztázásában, a szervezeti értékek és normák megismerésében, valamint a társadalmi elfogadottság megszerzésében.

Az információkeresés jelen esetben, amikor az új alkalmazottak kérdéseket tesznek fel munkatársaiknak és feletteseiknek annak érdekében, hogy megismerjék új munkakörüket és a vállalat normáit, elvárásait, eljárásait és politikáját.

Gondold végig, mit keresnek az új kollégák? Referencia információkat, annak megértése érdekében, hogy mi szükséges a munka elvégzéséhez (a szerep tisztázása); értékelési információkat, annak megértése érdekében, hogy felmérje mennyire képes hatékonyan működni a munkaköri követelményekkel kapcsolatban (önhatékonyság); és végül, relációs információkat, információkat a jelenlegi szervezeti alkalmazottakkal fennálló kapcsolatok minőségéről (társadalmi elfogadás).

Mi a szerep tisztaság?

A szerep átláthatósága az, hogy az új munkavállaló megérti-e munkakörülményeit, és szervezeti szerepét. A bevezetési folyamat egyik célja, hogy segítse az újonnan érkezőket a bizonytalanság csökkentésében, megkönnyítve számukra a megfelelő és eredményes munkát. Mivel gyakran különbség van a munkaköri leírásban felsorolt fő felelősségek, és a konkrét, megismételhető feladatok között, amelyeket az alkalmazottaknak teljesíteniük kell ahhoz, hogy sikeresek legyenek a szerepükben, elengedhetetlen, hogy a vezetők képesek legyenek megbeszélni pontosan azt, amit elvárnak alkalmazottaiktól.

Mi az önhatékonyság?

Az önhatékonyság, amelyben az új alkalmazottak úgy érzik, hogy képesek sikeresen teljesíteni, és felelősséget vállalni. A kutatások azt találták, hogy a munkával való elégedettség, a szervezeti elkötelezettség, korrelál (kölcsönviszonyban áll) az önhatékonyság érzésével. A kutatások arra utalnak, hogy a munkatársak támogatása és a vezetői támogatás, amely ösztönzi a csapatmunkát és az alkalmazottak önállóságát, növeli a kompetencia érzetét.

Mi a társadalmi elfogadás?

A társadalmi elfogadottság, vagyis a munkahelyen a befogadás, beilleszkedés az új alkalmazottak számára fontos a sikerhez. Noha a szerep egyértelműsége és az önhatékonyság fontos az újonnan érkezők számára, hogy megfeleljenek a munka követelményeinek, a „beilleszkedés” érzése sokat jelent a munkakörnyezet szempontjából, és bebizonyosodott, hogy növeli a szervezet iránti elkötelezettséget, és csökkenti a munkahely elhagyást.

Az aktív információkereséssel a munkavállalók hatékonyan csökkenthetik az új munkakörükkel és szervezeteikkel kapcsolatos bizonytalanságokat, és megérthetik új munkakörnyezetüket. Az újonnan érkezők passzív módon is kereshetnek információt a környezetük megfigyelésével, vagy egyszerűen a cég webhelyének, vagy kézikönyvének áttekintésével.

Kutatások kimutatták, hogy a bejövő alkalmazottak információkeresése társul a munkahelyi integrációhoz, a magasabb szintű szervezeti elkötelezettséghez, a munka teljesítményéhez és az elégedettséghez. Hagyjuk az új kollégát informálódni!

Jelöljünk ki számára egy mentort, aki segíti őt az eligazodásban. Akitől bármit kérdezhet: Hogyan rendelhetek irodai kellékeket, vagy azt, hogy kinek a véleménye számít itt? A mentorálás fontosnak bizonyult az új alkalmazottak szocializációjában.

Dolgozzunk ki számára egy cselekvési tervet, tűzzünk ki célokat, tanítsuk meg neki a munkafolyamatokat. A vezető és a munkatársak adjanak folyamatos visszacsatolást.

A visszacsatolás segít, hogy felmérje, hogyan kell viselkedni az új szervezetben, hogyan teljesít bizonyos munkafeladatokat, vagy hogy bizonyos viselkedések megfelelőek-e a szervezet számára. Amikor cselekedeteikkel szemben konstruktív kritikát kapnak, az új alkalmazottak megtanulják, hogy milyen viselkedésre számítanak tőlük, mit fogadnak el, vagy mit nem. Amikor ezt a visszajelzést beépítik, és viselkedésüket ennek megfelelően módosítják, zökkenőmentesen beleolvadnak a szervezetbe.

A beillesztési program gondoskodik arról is, hogy hamar bedolgozza magát a munkafeladatokba, és sikerélménye legyen. A vállalati kultúra, az értékek megismerése és elfogadása biztosítja, hogy az új kolléga úgy érezze, ugyan azt a nyelvet beszéljük, egyek a céljaink, azonosak az értékeink, hogy ő is ide tartozik, és hogy elégedett.

Általában a próbaidő elegendő ahhoz, hogy kiderüljön, be tud-e illeszkedni az új munkavállaló vagy sem.

Az onboarding folyamat kialakítása mindig a cég sajátosságait, a munkakört, és a munkavállaló sajátosságait, munkatapasztalatait is figyelembe veszi. A cél, hogy az új munkavállaló felelősségteljes, önálló munkavégzésre képessé váljon, folyamatosan fejlődjön, motivált, és elkötelezett legyen. Alakítson ki munkakapcsolatokat a csapattársakkal, és legyen kész hozzájárulni a szervezet rövid, és hosszú távú céljainak eléréséhez. A fő cél az, hogy hosszú távon maradjon a cégnél, és munkájával járuljon hozzá a cég növekedéséhez.

A beillesztést befolyásoló tényezők:

• Az emberi kapcsolatok, mert nem mindegy, hogy konfliktus vagy oldott légkör uralkodik-e a szervezetben.
• A cég szervezettsége, vagyis, hogy legyen tisztán megfogalmazott cél, munkakörök, felelősségi körök.
• Az információs kapcsolatok jellegének minősége. Segítő vagy gátló attitűd, és erkölcsi normák.
• Az új munkatárs képzettsége, munkatapasztalata. (Hiába eredményes valaki a multinál, ha a kkv-nál nem tudja alkalmazni a tanult rendszereket, és nem tud saját rendszert építeni.)
• A tárgyi munkakörnyezet, illetve a kialakult munkarend.
• A nyílt, elfogadott teljesítmény – és viselkedési normák.
• A közvetlen vezető figyelme, támogatása és türelme.
• A kommunikáció hiánya. Fontos, hogy a beillesztés alatt (és utána sem árt) kifejezhessék gondolataikat, aggodalmaikat. Legyen a kommunikáció két irányú.