Hogyan szüntesd meg az inger-reakció működést?

Vezetőként veled is előfordult már, hogy úgy érezted, az alkalmazottak nem végeznek időben a feladatokkal? Hogy gyakran elcsúsznak a határidőkkel és látszólag túl elfoglaltak, holott a kapott feladatok mennyisége ezt nem indokolja? Mielőtt túl nagy feneket kerítenél a dolognak, olvasd el az alábbi cikket, mert ezt a hozzáállást akár az inger-reakció működés is okozhatja. Ezt a problémát pedig kitűnően tudod kezelni vezetőként, amennyiben nyitott vagy a megoldásokra. Lássuk is, miről szól ez a viselkedésforma és hogyan tudod megváltoztatni.

Lehet, hogy nem az a probléma, amire gondoltál

Számtalanszor halljuk a vezetőktől, hogy amikor számonkérik a kollégákat egy bizonyos feladattal kapcsolatban, akkor olyan válaszokat kapnak mint: „Nem tudtam befejezni a feladatot”, „Nem volt rá időm”, „Ez már nem fért bele” és így tovább.

Ez a látszólag rossz time-menedzsment nagyon gyakori eset és az okozza, hogy a kollégák úgynevezett inger-reakció módon működnek. Ez egész pontosan azt jelenti, hogy amikor jön egy impulzus – avagy egy új feladat – akkor arra azonnal reagálnak, rögtön elkezdenek foglalkozni vele.

Azonban miközben fókuszálnak az adott dolog elvégzésére, közbejön egy hívás, egy e-mail, betoppan egy ügyfél és azonnal ráugranak az újonnan érkezett a feladatra, félbehagyva a másikat.

Az ide-oda kapkodás következményei

A bejövő ingerekre tehát folyamatosan reagálnak, ugrálnak a megkezdett feladatok között. Ez előbb-utóbb stresszhez fog vezetni, hiszen egyrészt rengeteg nyitott folyamat lesz a kolléga munkamenetében.

Másrészt folyamatos bizonytanságban tartja önmagát, nem lesz kiszámítható a napja. Ami üzleti szempontból még rosszabb, hogy nem lesz kiszámítható a munkavégzés menete sem és a munkavállaló, valójában folyamatos stresszt él át. És ahogy mondani szokták: a stressz bármire képes.

Ez a nem szűnő stressz pedig idegessé teheti a kollégát, esetleg passzívitásra vagy sumákolásra készteti. A lényeg, hogy rengeteg olyan jelenséget tapasztalhatunk az alkalmazottaknál, ami békeidőkben nem jellemző rá, a konstans stressz alatt viszont igen.

Hogyan segíts elkerülni az inger-reakció működést?

A cél az, hogy minél messzebbről el tudjuk kerülni az inger-reakció működést. Hogyan segíthetünk ebben vezetőként? Elsősorban arra kell motiválnunk a kollégákat, hogy tervszerűen működjenek, legyen megtervezett napi rendjük, vagy legyen akár előre megírt heti rendjük.

Szoktassuk rá őket arra, hogy nem kell minden bejövő feladatra azonnal ráugrani, amennyiben persze nem az ambulancián dolgoznak és nem múlnak rajta emberéletek, ha nem azonnal foglalkoznak a feladattal.

Ez termesztésen munkakörtől is függ, de az esetek nagy százalékában lehet várni az adott feladattal. Ehelyett tervezzük meg, mikor, mit csinálunk. Sőt, az is tervezhető, hogy egy napon mikor foglalkozunk a bejövő ad-hoc feladatokkal. A cél az, hogy a tűzoltás jellegű feladatmegoldást elkerüljük. Vegyünk fel egy ritmust, legyen a napnak, a hétnek és a hónapnak is ritmusa, hogy tudjuk mikor mit fonunk csinálni.

Általában ez a feladattervezés egy hónapon belül menni szokott, a hetek is túlnyomó részt tervezettek, azonban a napokon belül nagyon gyakoriak az ilyen jellegű elcsúszások.

Vezetőként tehát segítenünk kell a kollégákat, hogy legyen egy tervük, hogy legyen ritmusa a feladatvégzésnek. Az attitűdváltás után csökkenni fog a stressz, összeszedettebbek lesznek és sokkal több mindenre lesz idő, mintha inger-rekació módon működve mindenbe belekapnának. Amennyiben további tanácsokra van szükséged, látogass el weboldalunkra is, a teljes videót pedig tekints meg itt.